Politique sur l’accommodement & lignes directrices

• La loi canadienne sur les droits de la personne reconnait généralement que les employés en situation de handicap ont droit à des mesures d'accommodement en milieu de travail jusqu’à ce qu’une « contrainte excessive » soit imposée à l’employeur. La contrainte excessive est reconnue lorsque la cour ou les tribunaux déterminent que le coût de l’accommodement pour l’employeur à l’égard d’un employé est plus élevé que ce qu’il peut raisonnablement défrayer. On s'attend à ce que les employeurs assument des coûts non négligeables pour accommoder un employé. Les facteurs que la cour et les tribunaux utilisent pour déterminer si l'accommodement est « démesuré » sont la taille de l’entreprise (les plus grosses entreprises ont une plus grande capacité d'accommodement), les moyens financiers de l'employeur (des moyens plus importants entraînent une plus grande capacité d'accommodement), le risque pour la santé et la sécurité des autres employés ou autres intervenants, et l'impact sur les droits des autres employés. Si un employeur doute de son obligation de continuer d’accommoder, il devrait demander un avis juridique.
• L'accommodement touche autant la culture organisationnelle et la confiance que les politiques et les règles juridiques en vigueur. Une culture ouverte et tolérante à l’égard de l'accommodement augmentera la collaboration avec les employés et réduira les conflits en lien avec le processus d'accommodement (menant à des solutions d'accommodement plus efficaces pour l'avenir).
• Au cœur du processus de l’accommodement, se trouve la responsabilité que tous doivent partager afin de véritablement échanger sur l’accommodement et travailler de concert pour trouver des solutions à cet égard. Toutes les personnes concernées devraient s'engager dans ce processus de manière collaborative, partager l’information et travailler à trouver de possibles solutions d'accommodement. Cependant, en dernier ressort, il incombe à l’employeur de trouver un accommodement adéquat (à moins de contrainte excessive) lorsque le besoin d’accommodement a été établi et que l’employé a fourni suffisamment de renseignements médicaux ou autres pour déterminer ses limites ou ses besoins au travail.
• L’accommodement en milieu de travail se définit comme tout changement dans l'environnement de travail ou dans les conditions d'emploi qui permet à une personne dont les capacités sont limitées, ou qui est confrontée à des obstacles par rapport aux règles et conditions de travail habituelles, d’effectuer ses tâches.
• L’accommodement est nécessaire pour garantir aux personnes en situation de handicap l'égalité des chances, l'accès et les avantages.
• L’accommodement peut être réalisé de manière temporaire, périodique ou à long terme, selon l'état de santé de l'employé (bien que des accommodements sur une plus longue période puissent en fin de compte être soumis à la norme de « contrainte excessive » pour l'employeur).
• L'accommodement ne constitue pas une proposition du « tout ou rien » et peut être considéré dans une perspective de continuum. Lorsque les mesures d'accommodement les plus appropriées entrainent des contraintes excessives, l'organisation doit envisager d'autres solutions, telles que des mesures d'accommodement graduelles ou la meilleure des solutions possibles.
• L'employé a le devoir de collaborer au processus d'accommodement. Cela consiste notamment à accepter une offre d'accommodement raisonnable de la part de l'employeur. Un employé ne peut s’arroger le droit à des accommodements absolument parfaits ou à ceux qu’il préfère, mais à l’accommodement qui répond à ses besoins. Si l'employeur offre un accommodement approprié qui est justifiable et qui répond aux besoins opérationnels, l'employé doit l'accepter. Si l'employé refuse et insiste pour obtenir un autre accommodement, l'employeur est probablement libéré de son obligation légale de plus amplement accommoder l’employé. L'employeur devrait par ailleurs demander un avis juridique avant d’en arriver à cette conclusion.
• L’employé a aussi habituellement l'obligation d'informer l'employeur de son besoin d'accommodement, sinon l'obligation d'accommodement ne pourra être exécutée. Les employeurs pourraient avoir le devoir de se renseigner pour savoir si un employé a besoin d’accommodement, s'il est raisonnablement évident que l’employé pourrait en avoir besoin. Par exemple, s’il est évident que le rendement d’un employé est affecté par une dépendance.
• Voici des exemples de mesures d'accommodement :
  • modifications des politiques et des pratiques organisationnelles;
  • modifications d’un espace de travail;
  • adaptation de l’équipement, des outils ou de l’uniforme utilisés;
  • horaire de travail flexible et partage des tâches;
  • relocalisation de l’espace de travail dans le milieu de travail;
  • possibilité de travailler de la maison;
  • réaffectation ou échange de certaines tâches non essentielles pour d’autres tâches; et
  • temps libre pour les rendez-vous médicaux.
• Il est important que le processus d’accommodement, tout comme l’accommodement lui-même, soit efficace et respecte la dignité des personnes qui en ont besoin.
• L'obligation d'accommodement comporte à la fois une composante de fond et une composante procédurale. La procédure utilisée pour évaluer une demande d'accommodement (la composante procédurale) est souvent aussi importante que le contenu de fond de l'accommodement (l'accommodement finalement fourni). Le non-respect de l'un ou l'autre des éléments de l'obligation est généralement considéré comme un manquement à l'obligation d'accommodement (comportant un risque juridique). L'obligation d'accommodement repose sur trois principes: (1) le respect de la dignité, (2) l'individualisation et (3) l'intégration et la pleine participation.1

• Les personnes engagées dans le processus d'accommodement doivent partager l’information en lien avec les besoins d'accommodement et les solutions potentielles. Dans certains cas, les employeurs devront avoir recours à l’opinion d’experts ou à de l’information confirmant le besoin d’accommodement, ou pour déterminer les accommodements appropriés.
• Les employeurs ne peuvent demander que de l’information pertinente relative à la situation de travail et à la demande d'accommodement en cours. Cela comprend l’information médicale fournie par les médecins ou les prestataires de soins de santé de l’employé qui indiquent clairement les limites de l’employé pour permettre l’analyse de l’accommodement approprié. Toutefois, cela ne donne pas le droit à l’employeur de poser lui-même un diagnostic relativement à un employé. Les employeurs doivent veiller à ne recueillir que l’information nécessaire pour éviter de conclure qu’ils ont outrepassé leur droit vis-à-vis des questions demandées.
• Les gestionnaires devraient offrir du soutien et de l’accommodement aux personnes qui manifestement ne vont pas bien et qui ont besoin d'aide, ou qui sont perçues comme ayant un handicap, même lorsqu'aucune demande d'accommodement n'est faite. C'est ce qu'on appelle le devoir de se renseigner mentionné ci-dessus.
• Il est possible d’obtenir du financement pour aider à réduire les coûts reliés à l’accommodement. (Voir la liste au https://www.ophq.gouv.qc.ca

(Différences provinciales, éléments à considérer dans les milieux de travail syndiqués)

• Dans certaines provinces ou territoires, les lois sur les droits de la personne font référence à « l'accommodement raisonnable ». Malgré que la formulation soit différente, « l’accommodement raisonnable » impose les mêmes exigences que « l’accommodement en l’absence de « contrainte excessive ». Comme l'a déclaré la Cour suprême du Canada dans Central Okanagan School District No. 23 c. Renaud [1992] R.C.S. 970 « La mesure que doit prendre le discriminateur pour accommoder est limitée par les mots « raisonnable » et « sans contrainte excessive ». Ces critères ne sont pas indépendants, mais sont des moyens alternatifs d’exprimer le même concept. »
• En vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario (CODP), les organisations sont tenues de prévenir et d'éliminer les obstacles et de pourvoir à des accommodements sans subir elles-mêmes de contraintes excessives. Les organisations, y compris leurs dirigeants, gestionnaires, superviseurs et représentants syndicaux, ont une obligation commune de créer l'inclusion des personnes identifiées par le CODP, ainsi que d'éliminer les obstacles et de pourvoir à des accommodements. Le fait de ne pas explorer pleinement les options d'accommodement et de s'acquitter de l'obligation d'accommodement constitue une violation du CODP. Les employeurs doivent également être en mesure de défendre des règles, des exigences et des politiques discriminatoires en montrant qu'il s'agit « d’exigences professionnelles de bonne foi ». Le CODP l'emporte sur les conventions collectives. Les conventions collectives ou autres ententes contractuelles ne peuvent faire obstacle à l’accommodement.
• Considérations juridiques (https://optezpourletalent.ca avec quelques modifications mineures)
  • Généralement, les candidats à l’emploi et les employés ne sont pas tenus de déclarer qu’ils ont un handicap ou de déclarer le type de handicap.
  • Toutefois, dans certains cas, cela deviendrait une obligation légale :
    •  si le candidat a besoin d’un accommodement pendant le processus d’entretien d’embauche ou à tout moment pendant le processus de demande d’emploi.
    • si l’employé a besoin d'un accommodement sur le lieu de travail ou à tout autre moment afin d'accomplir les tâches essentielles de son emploi.
  • Une personne handicapée est tenue de donner suffisamment d’information à l’égard de ses restrictions et de ses besoins d'accommodement en appui à sa demande d'accommodement afin que l'employeur puisse s'acquitter correctement et rapidement de son « obligation d'accommodement » à moins d’une « contrainte excessive ».
  • Les candidats et les employés devraient déclarer à leur employeur qu’ils ont un handicap, et qu’ils ont besoin d’accommodement, si :
    • le handicap est susceptible d'affecter leur rendement au travail ou leur capacité à accomplir une tâche en particulier.
    • le handicap peut représenter un risque potentiel pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de tout collègue.