Politique sur les communications & lignes directrices

Employeurs : avant la mise en œuvre de toute politique, veuillez lire la Note à l'employeur et les Observations essentielles.

• Les communications inclusives font référence au partage d'information de façon à ce que tous puissent comprendre. À cet effet, il faut saisir que les gens ont des besoins différents en matière de communication qui doivent être répondus afin qu’ils puissent avoir accès à l’information et la saisir de la même manière.
• Cela veut également dire qu’il faut se tenir au courant des façons respectueuses de faire référence aux personnes en situation de handicap dans les communications de votre entreprise.
• Comme pour tout autre grand groupe, il ne peut y avoir d'approche universelle sur la façon dont une entreprise communique avec les personnes en situation de handicap.
• De manière générale, les personnes peuvent avoir des handicaps qui requièrent des besoins de communication uniques. Par exemple, ce peut être un membre du personnel ou un client qui :
  • a une vision faible, partielle ou de la cécité;
  • a une surdité ou qui est malentendant;
  • est une personne autiste;
  • utilise un fauteuil roulant;
  • a une déficience intellectuelle ou un trouble envahissant du développement.

Il faut répondre aux besoins différents de chacune des personnes afin qu’elles puissent avoir accès aux communications et les comprendre de manière égale.

• Indépendamment de l’expérience des gens, lorsqu’il est question d’une personne en situation de handicap, il est préférable d’utiliser un langage neutre, centré sur la personne ou d’utiliser un langage plus simple (en pensant à la personne d’abord). Cela évite de définir une personne en fonction de son handicap, de son diagnostic, de son état ou de la perception de la limitation. En plaçant la référence au handicap après le terme qui désigne la personne, par ex. personne en situation de handicap, l’accent est mis sur l’individu. Lorsque cela est possible, il vaut toujours mieux demander à la personne ce qu’elle préfère en matière de terminologie. Lorsque ce n'est pas possible, utilisez un langage axé sur les gens.
• Afin de s’assurer que les communications soient entièrement inclusives, il faut tenir compte d'autres facteurs comme l’habileté en lecture (l’âge des lecteurs) et le fait que le français pourrait être la langue seconde des lecteurs. Idéalement, les communications devraient être rédigées, produites et publiées de manière inclusive pour tous.

L’exemple d’énoncé suivant devrait faire partie d'une politique plus complète sur les communications ou l’accessibilité. Cette politique plus complète doit également aborder toute exigence relative à l'accessibilité des communications imposée par la loi de votre province ou territoire, le but de la politique, la portée de la mise en œuvre de la politique, les personnes responsables de la gestion des différentes parties de la politique, et les procédures à suivre en vertu de la politique.

[Nom de l’organisation] communiquera avec les personnes en situation de handicap de manière à tenir compte de leurs besoins. À la demande, de l’information sera fournie sur l'organisation et ses services dans des formats accessibles ou avec des supports de communication.

[Nom de l’organisation] répondra aux commentaires, y compris à tout problème lié à l'accessibilité.

Facultatif : [Nom de l'organisation] satisfera aux exigences du site Web de niveau AA (WCAG) 2.0, internationalement reconnues.

• Il n’est pas nécessaire de devenir un expert en communications. Efforcez-vous d’apprendre et de comprendre les diverses façons dont les personnes interagissent avec votre entreprise et leurs besoins individuels. Si vous n'êtes pas certain, consultez la personne en situation de handicap pour déterminer ses besoins en matière d'accessibilité. Au fil du temps, il est possible de créer une base de données des besoins en communications des employés et des clients.
• Commencez par vérifier tous les principaux canaux de communication de votre entreprise tels que le site Web/le marketing numérique, le courrier électronique, les médias sociaux, les documents imprimés, la bibliothèque d'images, les bulletins d'information et les communiqués de presse.
• Au lieu d’utiliser une seule méthode de communication, proposez diverses options dans des formats accessibles tels que :
  • documents accessibles PDF et Word
  • version audio
  • braille
  • langue des signes
  • gros caractères
  • sous-titres (sous-titrage codé)
  • téléphone, texte, texte-parole/parole-texte
• Concevoir des formats faciles à lire. Voici un guide de ressources : https://www.ontario.ca)
• L’Association canadienne de santé publique offre des services de traduction en langage simple https://www.cpha.ca
• Comme votre engagement à proposer des communications accessibles et inclusives évolue, vous pourriez créer un processus pour recevoir les commentaires et y répondre.